完整产品方案 · 一期

设计师接单
时效监控完整方案

区分双链路发单模式,15分钟定点检测设计师是否完成人工对接,形成统计报表与钉钉超时提醒,打破时效管理黑盒。

核心目标
摸清当前对接时效基线
首次量化"15分钟内是否完成人工对接"
检测方式
发单后15分钟定点检测
不做实时监控,稳定可靠,成本可控
一期产出
统计报表 + 钉钉超时提醒
让超时问题从无感变成可见、可追溯
01 建设背景

发单后的对接环节,完全是管理黑盒

设计师是否及时联系客户,目前没有任何系统记录,管理层无从监督,也无从优化。

1

客户下单

客户完成下单

2

订单发出

客服 / 发单员两种方式分配给设计师

3

设计师接单

设计师需主动在千牛中联系客户

?

⚠️ 当前黑盒

是否联系、何时联系,完全不可见

4

建立沟通

确认需求,开展设计服务

⚠️
本项目通过"发单后15分钟定点检测聊天记录"的方式,填补这段黑盒,首次建立对接时效的数据记录,摸清当前真实情况,为后续管理优化提供依据。
02 核心难点:双链路发单机制

两种发单方式,流程与干扰点完全不同

必须区分链路,才能保证检测结果的准确性,避免误判。

🎧 链路 A · 千牛客服发单

  • 流程 客服接到订单后,点击发单按钮,订单在千牛中将会话自动转接给对应设计师
  • 流程 转接完成后,不会自动发送欢迎语,需要设计师本人主动发送首条话术
  • 干扰 若客户等待超过一定时间无人响应,平台会触发机器人自动回复,这条消息会出现在聊天记录中
  • 风险 如果将机器人自动回复误判为"设计师已对接",会导致超时订单被错误标记为按时对接
💡 判断时需过滤机器人自动回复,仅识别设计师本人发出的第一条人工消息作为有效对接记录。

📝 链路 B · 发单员发单

  • 流程 由发单员在后台系统中手动将订单分配给主账号→再由主账号指派给设计师
  • 流程 没有自动转接千牛会话,设计师需要自行打开千牛找到客户并主动发起沟通
  • 干扰 同样存在超时机器人自动回复的干扰,不能将其视为人工对接
  • 风险 完全依赖设计师主动性,无系统辅助推进,是时效问题的高发区
💡 在发单时间之后,找到设计师本人发出的第一条有效人工消息,即视为完成对接。
03 消息过滤与判断规则

明确哪些算"有效对接",哪些必须排除

两条链路共用同一套过滤标准,核心是识别出设计师本人发出的真实人工消息。

📋 消息类型过滤规则
❌ 排除 · 不计入有效对接
  • 平台超时触发的机器人自动回复(两条链路均需排除)
  • 千牛系统转接提示消息(如"已转接给XXX设计师")
  • 平台自动发送的订单状态通知
  • 系统推送的活动 / 促销消息
  • 发送方身份无法识别为设计师本人的消息
✅ 计入 · 视为有效对接
  • 设计师本人发出的第一条文字消息
  • 设计师本人发出的图片 / 素材等业务相关消息
  • 设计师本人发出的语音消息
  • 客户先发消息,设计师进行了首次人工回复
🔑
判断的核心标准:发送方必须是设计师本人账号,且消息类型不属于系统或机器人发出的自动消息。两条发单链路使用同一判断逻辑,不做差异化处理。
04 状态判定

每笔订单最终输出三种状态之一

15分钟检测执行完成后,系统对每笔订单生成唯一判定结果,不再追踪后续动态。

待检测

订单已发出,尚未到达15分钟检测节点,系统等待中,不做任何预判或提醒。

按时对接

在15分钟检测时,成功识别到设计师本人发出的有效人工消息,判定为已按时完成对接。

⚠️

超时未对接

在15分钟检测时,未找到设计师的有效人工消息(含机器人消息已被过滤),判定为超时未对接,触发钉钉提醒。

📌
一期不统计"超时多久后才补对接",检测仅在15分钟节点执行一次。后续若需追踪补救时效,可在二期叠加能力。
05 统计报表

报表展示内容与形式

报表是一期最核心的管理工具,覆盖总量统计和设计师 / 发单类型明细,支持筛选与导出。

📊 对接时效统计报表
今日
本周
本月
自定义日期
全部设计师 ▾
全部发单类型 ▾
📋 订单明细
筛选状态:
全部
按时对接
超时未对接
数据异常
待检测
订单ID 设计师 发单类型 发单时间 检测执行时间 首条人工消息时间 对接状态 钉钉提醒
#DD20250615001 张三 客服发单 10:00 10:15 10:04 按时对接
#DD20250615002 赵六 发单员发单 10:20 10:35 超时未对接 ✅ 已发送
#DD20250615003 王五 发单员发单 11:00 11:15 超时未对接 ✅ 已发送
#DD20250615004 钱七 客服发单 13:00 13:15 13:09 按时对接
#DD20250615005 李四 发单员发单 14:30 待检测
#DD20250615006 张三 客服发单 15:10 15:25 数据异常 ❌ 发送失败
💡 数据异常:指聊天记录接口调用失败或无法匹配会话,系统自动重试3次后仍失败,该订单单独计数,不纳入按时对接率计算。
👤 设计师维度统计
设计师 应检测订单数 按时对接数 超时未对接数 按时对接率 钉钉提醒次数 数据异常数
张三 32 30 2 93.8% 2 0
李四 28 22 6 78.6% 6 0
王五 24 14 10 58.3% 10 0
赵六 30 22 8 73.3% 8 4
钱七 14 14 0 100% 0 2
📂 发单类型维度统计
发单类型 应检测订单数 按时对接数 超时未对接数 按时对接率 备注
客服发单 68 62 6 91.2% 含千牛自动转接,设计师需主动发话术
发单员发单 60 36 24 60.0% 无自动转接,完全依赖设计师主动对接
💡 报表支持按设计师、发单类型、时间范围三个维度自由筛选,并支持导出 Excel,用于管理复盘和周期性考核参考。
06 钉钉超时提醒

超时未对接后的提醒机制

一期通过钉钉工作通知触达设计师,提醒的核心作用是:暴露问题、形成管理压力、留存记录。

10:35 📶 🔋
📋
工作助手
设计师对接提醒系统 · 刚刚
⚠️ 订单超时未对接提醒
订单编号#DD20250615002
客户账号buyer_xxx
发单方式发单员发单
发单时间2025-06-15 10:20
检测结果15分钟内未检测到人工对接
📌 请尽快前往千牛联系该客户

🔧 触发机制

  • 15分钟检测完成后,结果为"超时未对接"时立即触发
  • 通过钉钉工作通知 API 向设计师本人账号发送
  • 提醒内容包含:订单号、客户账号、发单类型、发单时间、检测结论
  • 每笔超时订单只触发一次,不重复推送
  • 是否同步抄送主管,需业务决策

📋 提醒记录留存

  • 每次钉钉提醒的发送时间、发送状态(成功 / 失败)均写入日志
  • 可在报表中查看该订单的钉钉提醒发送情况
  • 提醒失败的订单标记异常,供管理人员人工跟进

⚡ 当前限制说明

  • 钉钉提醒是当前最可行的提醒渠道,但无法保证设计师实时查看
  • 系统站内通知的触达效果更弱,一期不作为主要提醒方式
  • 一期提醒的核心价值:问题暴露 + 管理留痕 + 形成压力
  • 后续可结合报表数据,评估是否升级为主管强介入 / 强确认机制
07 一期建设范围

边界清晰,先把核心闭环跑通

一期聚焦最核心的监控与报表能力,后续根据数据情况再评估升级方向。

✅ 一期建设内容

  • 发单信息记录(订单ID、发单类型、发单时间、设计师信息)
  • 15分钟延迟检测任务创建与调度
  • 千牛聊天记录拉取
  • 机器人消息、系统消息过滤逻辑
  • 设计师首条有效人工消息识别
  • 检测结果判定:按时对接 / 超时未对接 / 数据异常
  • 聊天记录获取失败时的重试与异常标记机制
  • 超时订单钉钉工作通知提醒(含主管抄送配置)
  • 钉钉提醒发送记录留存
  • 订单明细台账(可筛选、可导出)
  • 总量统计:按时对接率、超时数、提醒触发数
  • 设计师维度统计报表
  • 发单类型维度统计报表

○ 一期暂不建设

  • 实时聊天记录持续监控
  • 超时后补对接时长的追踪统计
  • 实时监控大屏看板
  • 客户满意度 / 退款关联分析
  • 非工作时间订单排除机制
  • 强制设计师确认回执机制
08 项目价值

做这件事最直接的收益

不承诺飞跃式提升,但承诺首次建立时效管理的数据基础。

📊

首次建立时效基线

知道当前大盘按时对接率到底是多少,有了基线才有优化方向。

🔀

识别双链路差异

通过数据对比客服发单与发单员发单的时效差距,找到最需要改进的环节。

🎯

暴露短板设计师

时效差的设计师通过报表自然浮现,管理约束从靠感觉变成靠数据。

🚀

为持续优化打基础

有了基线数据,才能设定合理提升目标,也能评估后续升级机制的效果。

09 业务决策

方案边界清晰,建议立即启动一期

一期解决"15分钟内是否完成人工对接"这一最核心问题,双链路区分、过滤规则、报表与钉钉提醒全覆盖。

需确认 01
监控起点:以设计师确认接单时间"作为15分钟计时起点
需确认 02
钉钉超时提醒是否需要同步抄送设计师主管?
✅ 同意启动一期开发
设计师对接时效监控系统 · 完整方案 · 一期汇报