完整产品方案 · 一期

设计师接单
时效监控完整方案

覆盖工作时段循环检测、双链路发单识别、设计师人工对接判定、超时钉钉提醒与统计报表,打破时效管理黑盒。

监控时段
每日 09:00 — 17:00
非工作时段不发起检测,不发送提醒
检测方式
15分钟为周期循环检测
直至设计师对接 或 达到检测上限
一期产出
统计报表 + 钉钉超时提醒
让超时问题从无感变成可见、可追溯
01 建设背景

发单后的对接环节,完全是管理黑盒

设计师是否及时联系客户,目前没有任何系统记录,管理层无从监督,也无从优化。

1

客户下单

客户完成下单

2

订单发出

客服 / 发单员两种方式分配给设计师

3

设计师接单

设计师需主动在千牛中联系客户

?

⚠️ 当前黑盒

是否联系、何时联系,完全不可见

4

建立沟通

确认需求,开展设计服务

⚠️
本项目通过"工作时段内循环检测聊天记录"的方式,填补这段黑盒,首次建立对接时效的数据记录,摸清当前真实情况,为后续管理优化提供依据。
02 核心难点:双链路发单机制

两种发单方式,流程与干扰点完全不同

必须区分链路,才能保证检测结果的准确性,避免误判。

🎧 链路 A · 千牛客服发单

  • 流程 客服接到订单后,点击发单按钮,订单在千牛中将会话自动转接给对应设计师
  • 流程 转接完成后,不会自动发送欢迎语,需要设计师本人主动发送首条话术
  • 干扰 若客户等待超过一定时间无人响应,平台会触发机器人自动回复,这条消息会出现在聊天记录中
  • 风险 如果将机器人自动回复误判为"设计师已对接",会导致超时订单被错误标记为按时对接
💡 判断时需过滤机器人自动回复,仅识别设计师本人发出的第一条人工消息作为有效对接记录。

📝 链路 B · 发单员发单

  • 流程 由发单员在后台系统中手动将订单分配给主账号 → 再由主账号指派给设计师
  • 流程 没有自动转接千牛会话,设计师需要自行打开千牛找到客户并主动发起沟通
  • 干扰 同样存在超时机器人自动回复的干扰,不能将其视为人工对接
  • 风险 完全依赖设计师主动性,无系统辅助推进,是时效问题的高发区
💡 在发单时间之后,找到设计师本人发出的第一条有效人工消息,即视为完成对接。
03 监控机制

工作时段内循环检测,直至对接或达到上限

检测不是只跑一次,而是按周期持续追踪,确保超时订单能被及时识别并继续推送。

监控时段

每日 09:00 — 17:00

仅在工作时段内执行检测和提醒,非工作时段产生的订单顺延至次日 09:00 开始计时,避免无效打扰。

检测周期

每 15 分钟检测一次

发单后第 15 分钟首次检测,若未对接则每 15 分钟继续检测一次,每次检测时间间隔保持一致,直到设计师发送有效人工消息为止。

检测上限

建议设置 2 小时上限

为避免长时间无效检测,单笔订单累计检测达到设定上限后自动终止,状态标记为"长时间未对接",需人工介入跟进。

🔄 循环检测时间轴示意
发单时间
T = 0
1
第1次检测
+15min · 未对接
2
第2次检测
+30min · 未对接
3
第3次检测
+45min · 未对接
第4次检测
+60min · 已对接
💡 示意说明:发单后每隔 15 分钟检测一次;每次发现"未对接",触发一次钉钉提醒;一旦检测到设计师已发送有效人工消息,本订单监控立即终止。若达到上限仍未对接,自动停止并标记为"长时间未对接"。
04 消息过滤与判断规则

明确哪些算"有效对接",哪些必须排除

两条链路共用同一套过滤标准,核心是识别出设计师本人发出的真实人工消息。

📋 消息类型过滤规则
❌ 排除 · 不计入有效对接
  • 平台超时触发的机器人自动回复(两条链路均需排除)
  • 千牛系统转接提示消息(如"已转接给XXX设计师")
  • 平台自动发送的订单状态通知
  • 系统推送的活动 / 促销消息
  • 发送方身份无法识别为设计师本人的消息
✅ 计入 · 视为有效对接
  • 设计师本人发出的第一条文字消息
  • 设计师本人发出的图片 / 素材等业务相关消息
  • 设计师本人发出的语音消息
  • 客户先发消息,设计师进行了首次人工回复
🔑
判断的核心标准:发送方必须是设计师本人账号,且消息类型不属于系统或机器人发出的自动消息。两条发单链路使用同一判断逻辑,不做差异化处理。
05 状态判定

每笔订单输出四种状态之一

循环检测过程中,订单状态会动态更新,最终结果稳定下来后作为统计依据。

已对接

首次检测(15 分钟节点)时,已识别到设计师本人发出的有效人工消息,判定为按时完成对接。

⚠️

超时未对接

某一次或多次检测时仍未对接,每次都会触发钉钉提醒,订单进入下一个 15 分钟周期继续检测。

⏱️

超时已对接

首次检测未对接,但后续循环检测中识别到设计师有效消息,判定为最终对接成功(已超出 15 分钟标准)。

长时间未对接

累计检测达到上限仍未对接,自动停止检测,状态标记为异常,需人工介入。

📌
"已对接"代表按时完成,"超时已对接"代表虽超时但最终完成,两者区分有助于精确衡量服务时效;每一次"超时未对接"都会单独留痕,便于复盘哪笔订单超时严重、被提醒了几次。
06 统计报表

报表展示内容与形式

一期不做看板与图表,只保留可筛选、可导出的报表明细,用于查看每笔订单的对接结果。

📊 对接时效统计报表
今日
本周
本月
自定义日期
全部设计师 ▾
全部发单类型 ▾
导出 Excel
📋 订单明细
筛选状态:
全部
已对接
检测中
超时未对接
超时已对接
长时间未对接
订单ID 设计师 发单类型 发单时间 设计师接单时间 首条人工消息时间 已检测次数 对接状态 钉钉提醒次数
#DD20250615001 张三 客服发单 10:00 10:01 10:04 1 次 已对接 0
#DD20250615002 赵六 发单员发单 10:20 10:22 11:10 4 次 超时已对接 3
#DD20250615003 王五 发单员发单 11:00 11:02 2 次 超时未对接 2
#DD20250615004 钱七 客服发单 13:00 13:01 13:09 1 次 已对接 0
#DD20250615005 李四 发单员发单 14:30 14:47 1 次 超时未对接 0
#DD20250615006 孙八 发单员发单 09:30 09:32 8 次 长时间未对接 8
#DD20250615007 张三 客服发单 15:10 15:11 1 次 数据异常 0
字段说明:
1. 发单时间:订单分配出去的时间;设计师接单时间:设计师在系统中确认接单的时间。
2. 已检测次数:该订单累计被检测的次数;每次未对接都会触发一次钉钉提醒。
3. 长时间未对接:累计检测达到上限(如 2 小时)仍未对接,自动停止检测,建议人工介入。
4. 数据异常:聊天记录接口调用失败,系统自动重试 3 次后仍失败,需人工核查。
07 钉钉超时提醒

每次超时检测都会触发一次提醒

循环检测期间,每发现一次"超时未对接",立即向设计师推送钉钉提醒,形成持续压力。

10:35 📶 🔋
📋
工作助手
设计师对接提醒系统 · 刚刚
⚠️ 订单超时未对接提醒
订单编号#DD20250615002
客户账号buyer_xxx
发单方式发单员发单
发单时间10:20
已超时第 2 次提醒(已 30 分钟)
📌 请尽快前往千牛联系该客户,否则将持续推送提醒

🔧 触发机制

  • 每次循环检测后,若结果为"超时未对接"立即触发推送
  • 同一笔订单可触发多次提醒(每 15 分钟一次)
  • 设计师完成对接,或订单达到检测上限后自动停止推送
  • 仅在监控时段(09:00 — 17:00)内推送,非工作时段静默

📋 提醒记录留存

  • 每次推送的时间、次数、发送状态均写入日志
  • 可在报表中查看每笔订单累计被提醒了多少次
  • 推送失败的订单标记异常,便于人工核查

⚡ 当前限制说明

  • 钉钉提醒是当前最可行的提醒渠道,但无法保证设计师实时查看
  • 外部设计师不在组织架构内时,工作通知方式存在限制,需评估替代方案
  • 一期提醒的核心价值:问题暴露 + 管理留痕 + 形成持续压力
  • 后续可结合数据评估是否升级为短信 / 主管介入等强提醒方式
08 一期建设范围

边界清晰,先把核心闭环跑通

一期聚焦最核心的监控与报表能力,后续根据数据情况再评估升级方向。

✅ 一期建设内容

  • 发单 / 接单时间记录(订单ID、发单类型、设计师接单时间)
  • 工作时段(09:00 — 17:00)内循环检测调度
  • 15 分钟周期检测任务调度
  • 检测上限控制(达到上限自动停止)
  • 千牛聊天记录拉取
  • 机器人消息、系统消息过滤逻辑
  • 设计师首条有效人工消息识别
  • 状态判定:检测中 / 已对接 / 超时未对接 / 长时间未对接 / 数据异常
  • 聊天记录获取失败时的重试与异常标记机制
  • 每次超时触发钉钉工作通知提醒
  • 钉钉提醒发送记录留存
  • 订单明细台账(可筛选、可导出)

○ 一期暂不建设

  • 实时聊天记录持续监控
  • 统计看板与图表可视化
  • 客户满意度 / 退款关联分析
  • 强制设计师确认回执机制
  • 短信、微信等其他渠道提醒
  • 外部设计师组织架构外的强提醒方案
09 项目价值

做这件事最直接的收益

不承诺飞跃式提升,但承诺首次建立时效管理的数据基础。

📊

首次建立时效基线

知道当前大盘按时对接率到底是多少,有了基线才有优化方向。

🔀

识别双链路差异

通过数据对比客服发单与发单员发单的时效差距,找到最需要改进的环节。

🎯

暴露短板设计师

时效差的设计师通过报表自然浮现,管理约束从靠感觉变成靠数据。

🚀

为持续优化打基础

有了基线数据,才能设定合理提升目标,也能评估后续升级机制的效果。

10 项目总结

方案边界清晰,建议立即启动一期

一期解决"工作时段内是否完成人工对接"这一最核心问题:监控时段、循环检测、双链路区分、过滤规则、报表、钉钉提醒全覆盖,可快速落地。

设计师对接时效监控系统 · 完整方案 · 一期汇报